المقدمة

أصدرت هيئة أسواق المال مجموعة من التعليمات الخاصة بإدارة الشركات الخاضعة لرقابة هيئة أسواق المال والتي تؤكدالحاجة إلى تقديم بيانات ومعلومات دقيقة وشاملة وتفصيلية ووافية وحديثة عن المساهمين وغيرهم من أصحاب المصالح في تلك الشركات، بما يتيح لهم تقييم مستوى إدارة الشركة واتخاذ القرارات الاستثمارية الهامة بناءً على معلومات كاملة ووافية. قامت الشركة الكويتية للمنتزهات ش.م.ك.ع (يشار اليها فيما بعد باسم "الشركة") بتطوير سياسة تتماشى مع تعليمات هيئة أسواق المال والجهات الرقابية الأخرى ذات الصلة فيما يتعلق بالإفصاح والشفافية.

الغرض

تلتزم الشركة بتقديم إفصاحات دقيقة وواقعية لكافة المعلومات الجوهرية الخاصة بأعمالها مع تحري العدالة والمساواة في إتاحة حق الوصول إلى تلك المعلومات.

يتمثل الغرض من هذه السياسة في تعزيز قدرة الشركة على:

• الالتزام بالقواعد والقوانين والتعليمات الصادرة عن هيئة أسواق المال والجهات الرقابية الأخرى ذات الصلة.

• تحديد الأدوار والمسؤوليات المنوطة بإدارة المطابقة والالتزام ودور الأطراف الرئيسية في عملية الإفصاح (بما في ذلك أمين سر مجلس الإدارة، والمدير المالي، وإدارة المخاطر، وإدارة التدقيق الداخلي، وغيرهم).

• مساعدة الأطراف الرئيسية في عملية الإفصاح على تحديد طبيعة ومستوى التفاصيل فيما يتعلق بالمعلومات الواجب الإفصاح عنها بالإضافة إلى الضوابط الرقابية التي سيتم تبنيها خلال عملية الإفصاح.

• تحديد أساليب الإفصاح عن المعلومات والبيانات المالية وغير المالية التي تتعلق بالوضع المالي للشركة والأداء والملكية من خلال وسائل الإفصاح الملائمة، بما يساعد أصحاب المصالح على الاطلاع على وضع الشركة بشكل متكامل.

• ترسيخ دعائم السلامة المالية للشركة بشكل خاص وللقطاع المالي بشكل عام.

• توفير البيانات والمعلومات لجميع المهتمين بالشركة سواء كانوا مستثمرين حاليين أو محتملين.

• تحقيق المتابعة المستمرة فيما يحدث داخل الشركة.

• تسهيل عملية مساءلة مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.

السرية

تعد المعلومات غير المفصح عنها معلومات سرية للغاية. وفي حالة الاطلاع على أي معلومة غير مفصح عنها، توجب على الموظف معاملتها بأقصى درجات السرية.
وتتحمل الشركة المسؤولية القانونية فيما يتعلق بالمحافظة على سرية المعلومات الخاصة بالعملاء وعدم الإفصاح عنها إلى أي شخص غير المصرح لهم قانوناً بالاطلاع على تلك المعلومات.
يسمح بالإفصاح عن المعلومات السرية إلى أطراف خارجية فقط في حال توقيع "اتفاقية السرية" بين الشركة وتلك الأطراف، أو في حالة الأطراف الخاضعين لالتزامات القواعد السلوك المهني الخاصة بالحفاظ على السرية كالمستشارين القانونيين والمحاسبين ومستشاري الأعمال والموردين وأي جهات أخرى تراها الشركة ضرورية للتوقيع معها.
وللحد من إمكانية التصريح عن المعلومات السرية أو إساءة استخدامها سواء عمداً أو بغير عمد، يجب اتباع الإجراءات التالية في جميع الأوقات:

• حفظ المستندات والملفات التي تحتوي على معلومات سرية في مكان آمن مع قصر إمكانية الوصول إليها على الموظفين الذين تتطلب مهامهم الوظيفية ضرورة الاطلاع على تلك المعلومات.

• عدم مناقشة المعلومات السرية في الأماكن المفتوحة مما قد يؤدي إلى وصول تلك المعلومات إلى الجهات التي لا يحق لها الاطلاع على تلك المعلومات.

• عدم تبادل المستندات التي تحوي معلومات سرية عبر الوسائل الالكترونية إلا عند التأكد من تأمين عملية الإرسال والاستلام.

• تجنب نسخ المستندات التي تحوي معلومات سرية إلا عند الضرورة مع التخلص من كافة النسخ الإضافية المتواجدة في غرف الاجتماعات ومواقع العمل في حالة انتفاء الحاجة إليها.

توزيع وثيقة السياسة

تكون إدارة المطابقة والالتزام مسؤولة عن ملكية سياسة الإفصاح والشفافية، والمحافظة عليه والرقابة على إصداره أو تعديله. ويجب توجيه كافة الاستفسارات والطلبات المتعلقة بالدليل إليه.

مسؤولية تطبيق السياسة

تتولى إدارة المطابقة والالتزام مسؤولية تطبيق ومتابعة هذه السياسة نيابة عن مجلس الإدارة. تعتبر كافة محتويات هذه السياسة سرية ومعدة للاستخدام الداخلي للشركة فقط.
تحفظ هذه السياسة بصفة دائمة في صورة نسخة للقراءة فقط، ولا يجوز نسخها أو إتاحتها لجهات خارجية دون الحصول على موافقة خطية مجلس الإدارة أو من يفوضهم المجلس في هذا الشأن.
تقدم طلبات تعميم النسخ الالكترونية من هذه السياسة إلى الموظفين المعنيين بعملية الإفصاح والموضحين ضمن الإطار العام للإفصاح.

التعريفات

لأغراض هذه السياسة، فقد تم تعريف المصطلحات التالية كما هو موضح أدناه:
الأطراف الرئيسية في عملية الإفصاح
الأطراف الرئيسية المسئولة عن الإفصاح بالشركة ومنها أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، جميع الإدارات/ الوظائف/ وحدات العمل التي يتوافر لديها معلومات واجبة الإفصاح، الأطراف ذات العلاقة (الشركات التابعة والزميلة)، الموظفين، الرأي العام وغيرهم.

الإفصاحات العامة

إتاحة المعلومات أو البيانات إلى أصحاب المصالح بما في ذلك عملاء الشركة والجهات الرقابية والمساهمين وغيرهم. بعض الأمثلة على الإفصاحات العامة تشمل التقارير الربع سنوية إلى أسواق المال، التقارير السنوية، البيانات الشفهية أو الكتابية التي يتم التصريح عنها للرأي العام، النشرات والإصدارات التي يتم نشرها في الصحف أو الجريدة الرسمية.

أعضاء الجهاز التنفيذي/ الإدارة التنفيذية/ كبار التنفيذيين

الأشخاص الذين يشغلون وظائف تنفيذية ويقومون بالأعمال المهمة والأساسية.

الشخص المطلع

أي شخص اطلع بحكم موقعه على معلومات داخلية أو بيانات ذات أثر جوهريعن شركةمدرجة لم تكن متاحة للجمهور
ويكون الشخص مطلعاً لدى الشركة المدرجة في الأحوال التالية:
- أعضاء مجلس الإدارة والجهاز الإداري لدى كل من الشركة المدرجة وشركاتها التابعة والشركة الأم ممن لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الداخلية التي تتعلق بالشركة المدرجة وعملائها سواء بشكل مباشر أو غير مباشر.
- أي شخص أو جهة أخرى لديها اتصال مباشر معها وتكون لديها معلومات داخلية تتعلق بالشركة المدرجة وعملائها، ويدخل في ذلك – على سبيل المثال – الشركة الأم ومراقب الحسابات والجهات المصرفية والجهات الاستشارية ووكالات التصنيف الائتماني وشركات تقنية المعلومات والجهات التي يسند إليها القيام بأحد الأنشطة التي تقوم بها الشركة المدرجة.

الشخص المستفيد

كل شخص له مصلحة تمثل 5% فأكثر في رأس مال شركة مدرجة في البورصة، سواء كان ذلك بشكل مباشر أو غير مباشر أو كمجموعة أو بالتحالف مع آخرين.

المصلحة غير المباشرة أو التحالف مع آخرين

يعد من قبيل المصلحة غير المباشرة أو بالتحالف مع آخرين، تلك المصلحة التي تصل إلى نسبة 5 % فأكثر من رأس مال شركة مدرجة.

المسيطر

أي شخص، سواء كان طبيعياً أو اعتبارياً، تحققت لديه السيطرة على شركة مدرجة في بورصة الأوراق المالية.

المعلومات الداخلية

المعلومات أو البيانات غير المعلن عنها للجمهور والتي لو أعلن عنها يكون من شأنها التأثير على سعر أو تداولات الورقة المالية.

المعلومات الجوهرية

أي بيانات ومعلومات لدى الشركة تتعلق بنشاطها أو بشخصها أو بمركزها المالي أو إدارتها أو عملائها ولا تكون معرفتها متاحة للجمهور ولها تأثير على أصول أو خصوم أو الوضع المالي أو المسار العام لأعمال الشركة أو عملائها ويمكن أن تؤدي إلى تغير في سعر أو حجم تداول أو جذب أو عزوف المتعاملين في الأوراق المالية للشركة أو غيرها من أوراق مالية يكون للشركة أو عملائها مصلحة فيها أو يمكن أن تؤثر في قدرة الشركة أو عملائها على الوفاء بالتزاماتهم.

الأثر الجوهري

أثر ناتج من صفقة أو تصرف أو ترتيب أو عقد قد يؤثر على مستخدم البيانات المالية في الشركة.

رصيد الأوراق المالية

هو إجمالي ما يمتلكه الشخص المطلع وأولاده وأولاده القصر المشمولين بولايته من أوراق مالية في الشركة المدرجة.

إجراءات عملية الإفصاح

• يتم تولي عملية الإفصاح بصورة مركزية من قبل إدارة المطابقة والالتزام والتي لديها صلاحية الإفصاح للجهات الرقابية المختصة.

• يقوم مجلس إدارة الشركة بتحديد الصلاحيات المتعلقة باعتماد البيانات المفصح عنها قبل الإفصاح عنها للجهات المعنية ذلك ضمن دليل الصلاحيات المعتمد بالشركة.

• يقوم الأطراف الرئيسيين في عملية الإفصاح بتقييم مدى جوهرية البيانات المفصح عنها بناءً على ورش العمل والبرامج التدريبية التي يتم تزويدهم بها. كما تقوم إدارة المطابقة والالتزام بمناقشة أي تساؤلات أو شكوك تكون لدى الأطراف الرئيسية فيما يتعلق بعملية الإفصاح.

• تقوم وحدة الالتزام بمراجعة كافة المعلومات المفصح عنها للتحقق من اكتمالها وصحتها، وتعتبر دقة واكتمال البيانات المفصح عنها من مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالأطراف الرئيسية لعملية الإفصاح وإدارة المطابقة والالتزام.

• تقوم إدارة المطابقة والالتزام بالتأكد من قيام الأطراف الرئيسية باعتماد البيانات المفصح عنها من الجهة المعنية وفقاً لمصفوفة الصلاحيات المعتمدة في الشركة قبل أن تقوم باستلامها.

• تقوم إدارة المطابقة والالتزام بتزويد وحدة تكنولوجيا المعلومات بنسخة من الإفصاحات الصادرة وذلك لنشرها على الموقع الالكتروني للشركة.

مسؤوليات مجلس الإدارة تجاه الكشف عن المعلومات الجوهرية

يتعين أن يكون مجلس الإدارةعلى اطلاع وافي وشامل على عمليات وأنشطة الشركة وقطاعاتها المختلفة وأن يكون على دراية كافية بتطورات الشركة، مما يجعله في موقع مناسب يسمح له بتقييم ومناقشة الأحداث والتطورات التي قد تؤثر على عملية الافصاح والكشف عن المعلومات.
إنشاء وحدة تنظيم شؤون المستثمرين: يقوم مجلس الإدارة بإنشاء وحدة شؤون المستثمرين التي تكون مسؤولة عن توفير البيانات والمعلومات والتقارير اللازمة للمستثمرين المحتملين للشركة. ومن خصائص هذه الوحدة أن تكون مستقلة بصورة كافية تتيح لها توفير البيانات والمعلومات بصورة عادلة وفي الوقت المناسب وبشكل دقيق. ويتم الإعلان عن اسم المسؤول عن وحدة شؤون المستثمرين وأرقام التواصل الخاصة به على الموقع الالكتروني للشركة.

الشفافية تجاه العملاء

معلومات العميل

تلتزم الشركة قانونياً وأخلاقياً بحماية معلومات العملاء وذلك لضمان عدم إساءة استغلالها بالشكل الذي يضر بمصالح العميل أو سمعة الشركة.
يتحمل جميع الموظفين مسئولية حماية معلومات العملاء وعدم الإفصاح عن أي معلومات غير مصرح لهم بالإفصاح عنها وفقاً للمتطلبات الرقابية ذات الصلة؛ ومن الهام أن يكون موظفي الشركة على دراية تامة بجميع السياسات المتعلقة بحماية تدفق المعلومات وتوزيعها ونقلها وحفظها أو التخلص منها.
تحرص الشركة على حماية أصحاب المصالح بما فيهم عملاء الشركة ولهذا فقد قامت الشركة بتطوير "سياسة حماية أصحاب المصالح" التي تتضمن الإرشادات التفصيلية الخاصة بآليات حماية أصحاب المصالح.

الإفصاحات العامة

تتحقق الشركة من دراية ومعرفة أعضاء مجلس الإدارة وموظفي الإدارة التنفيذية وغيرهم بسياسات الإفصاح والممارسات الخاصة بالشركة؛ حيث تقدم هذه السياسات والممارسات الأسس الإرشادية لهؤلاء الأشخاص خلال عملية الإفصاح. تعرض الإفصاحات في الوقت المناسب بالشكل المنصوص عليه في القوانين المحلية والدولية السارية والمتطلبات الرقابية ذات الصلة.

الموقع الالكتروني للشركة

يتم نشر كافة الإفصاحات العامة على الموقع الالكتروني للشركة؛ وفق الحاجة وبموافقة إدارة المطابقة والالتزام والإدارة التنفيذية.
تتولى إدارة تكنولوجيا المعلومات بالشركة إدارة الإفصاحات التي يتم نشرها على موقع الشركة والتأكد من أمنها وسلامتها.
تؤكد الشركة باستمرار على استخدام موقعها الالكتروني للتواصل مع أصحاب المصالح (المساهمين والمستثمرين والعملاء والجهات الرقابية وغيرها) ونشر المعلومات الواجب نشرها والخاصة بالشركة.

الإفصاحات الخاصة بهيئة أسواق المال

تتولى إدارة المطابقة والالتزام مسؤولية الإشراف على عملية الإفصاح عن المعلومات وفقاً لمتطلبات هيئة أسواق المال لضمان الالتزام الكامل من قبل الشركة بقوانين ولوائح الهيئة. وبناء عليه، تعمل إدارة المطابقة والالتزام على تقديم أي إيضاحات أو مشورة تتعلق بمتطلبات الإفصاح لهيئة أسواق المال. وتعد إدارة المطابقة والالتزام الجهة المسؤولة عن التواصل مع والرد على استفسارات هيئة أسواق المال والجهات الرقابية ذات الصلة.